מדוע כדאי לעבור מ Excel למערכת CRM

ארז כספי

כל איש שירות ומכירות מכירים את ההרגל המוכר בניהול קשרי הלקוחות דרך מסמכי האקסל. ככל שהחברה גדלה וכמות הלקוחות הפוטנציאליים
והקיימים עולה, הרגל זה הופך ממועיל למזיק ותוצאתו יכולה להביא לירידה בתפקודה של החברה ואף לפגיעה ברווחיה.

למה כדאי לעבור למערכת קשרי לקוחות?
1) באקסל יכולת סינון המידע אינו פשוט לתפעול ובעייתי
סינון המידע במסמך אקסל , לא יכול לשלב סינון מידע מכמה מסמכים (אנשי קשר, הצעות מחיר, חברות…) אלא רק את המידע במסמך הנוכחי.
בנוסף, על מנת לסנן מידע משולב של מספר שדות יש צורך בידע "מעבר לבסיסי" יחסית והסינון אינו נח לתפעול.
במערכת CRM היכולות האלה מובנות ואף ניתן לשמור סינונים שכיחים לטובת שימוש עתידי.
2) באקסל המידע אינו מקושר עם מסמכים אחרים, למשל, האקסל אינו מנהל קישורים אוטומטיים בין ערכי הרשומות במסמך הנוכחי, לבין פרטיהם
במסמך אחר (למשל הצגת פרטי החברה באיש הקשר).
במערכת CRM היכולת הזו מובנת וניתן לגשת בקלות למידע המקושר באופן אוטומטי עם האובייקט הנוכחי.
3) באקסל אין יכולות מעקב אחר הטיפול בלקוח, או מטלה מסוימת.
באקסל לא ניתן להעביר טיפול של לקוח מסוים לאיש מכירות/תמיכה מסוים ולא ניתן לעקוב אחר הטיפול של כל איש מכירות/תמיכה בנפרד.
במערכת CRM יכולת זו מובנת ואף ניתן לשלוח חיווי לגורם המטפל בכל שלב נדרש.
4) באקסל לא קיימת אפשרות לחלוקה לצוותים והרשאות
במערכת CRM יכולת זו מובנת עבור עובד ספציפי ועבור כל אובייקט במערכת בנפרד.
5) באקסל הכנת דוחות פשוטים לוקחים זמן
מערכת CRM מגיעה עם מחולל דוחות שהוא לרוב פשוט וקל לשימוש.
6) באקסל אין כל תיעוד על שינויים ושמירת היסטוריה
במערכת CRM יכולת זו מובנת: התיעוד מלא ואוטומטי.
7) באקסל אין יכולת שליטה במידע בלוח בקרה ראשי
במערכת CRM יכולת זו מובנת: אפשר לבנות סביבת עבודה מותאמת לכל משתמש ולהציג תמונת מצב עדכנית.
8) מחיר - מחיר מערכות CRM מבוסס כמות משתמשים ולכן ניתן למצוא מערכת בעלות נמוכה יחסית

כל הסיבות הנ"ל מוכיחות, מעבר לכל ספק, שמעבר ממסמכי excel למערכת CRM הינה הכרחית.

בהצלחה